Servicios

Proceso de certificación

  1. Solicitud y presupuesto de la certificación.

La solicitud de presupuesto puede llegar de distintos modos a HFQ:

a) Vía nuestra página web, descargándose el formulario RSG4-F1, enviándolo cumplimentado a presupuestos@halalfoodquality.es

b) Por email: en este caso se deberá enviar un correo enviando adjunto el Formulario RSG4-F1, solicitando que lo envíe cumplimentado a presupuestos@halalfoodquality.es

c) Telefónicamente: en este caso se pedirá al solicitante que bien envié un correo electrónico a presupuestos@halalfoodquality.es solicitando el formulario de solicitud de presupuesto, o bien que se descargue el formulario desde nuestra página web y nos lo haga llegar al mismo correo electrónico.

HFQ solo declinará llevar a cabo una certificación específica si:

  • Si HFQ carece de competencia para el alcance del solicitante, comunicando esto al cliente mediante correo electrónico.
  • Si hay razones de que el cliente está participando en actividades ilegales.
  • Si ellos tienen relación con otro cuerpo de certificación Halal, el cual lleva a HFQ a sospechar que no cumplen con los requisitos del producto.
  • Alta demanda de trabajo.

Una vez que el formulario de solicitud del presupuesto es recibido, se prepara el presupuesto, usando RSG4-NT2 Tabla de tiempos y Tarifas de acreditación 2017, la cual ha sido desarrollado teniendo en cuenta las especificaciones de la Norma UAE.S2055-2:2014 Anexo B. Si tras revisar la solicitud falta algún dato o necesita ser aclarado, HFQ contactará con el cliente para resolver cualquier punto necesario, tomando nota de ello en la copia impresa del RSG4-F1.

Para solicitudes de empresas con multi-sitio, estas serán auditadas y certificadas por separado a pesar de que el presupuesto sea conjunto.

Para las empresas que lo soliciten se firmaran contratos de confidencialidad, entre el cliente y Halal Food & Quality.

a. Solicitud de recertificación.

6 meses antes de la expiración del certificado Halal actual, el titular del certificado debe presentar una solicitud de re-certificación o renovación. En caso de NC pendiente de la última auditoria de seguimiento, el solicitante deberá hacer una declaración, en la que declare que ha eliminado completamente todas las NC.

2. Proceso de certificación.

HFQ tiene implantado un programa de auditoria para el ciclo completo de certificación de tres años, a fin de identificar claramente las actividades de auditoria que se requieren para demostrar que el sistema de gestión del cliente cumple los requisitos de certificación, según las normas establecidas en UAE.S 2055-2, ISO 17021 e ISO 17065.

El programa de auditoria de la certificación inicial incluye una auditoria inicial en dos etapas, auditorias de seguimiento en el primer y segundo año después de la decisión de certificación, y una auditoria de renovación de la certificación en el tercer año, antes de la caducidad de la certificación.

El ciclo de certificación de tres años comienza con la decisión de certificación. Los ciclos posteriores comienzan con la decisión de renovación de la certificación.

Las auditorias de seguimiento, se realizaran al menos una vez al año, excepto en los años de renovación de la certificación. La fecha de la primera auditoria de seguimiento se realizará antes de los 12 meses desde la fecha en que se tomó la decisión sobre la certificación. HFQ podrá ajustar la periodicidad del programa de auditoria atendiendo a factores tales como: la estacionalidad de producción, turnos de producción, construcción temporal,…

3. Preparación de Auditoria

Una vez que el cliente envía el presupuesto firmado, administración asignará un equipo auditor para el proceso de certificación inicial. Para salvaguardar la imparcialidad, se revisarán los archivos de personal, RSG3-F2 y RSG3-F17, para ver qué auditores están cualificados para realizar la auditoría. Se asignaran auditores los cuales no tengan ningún tipo de conflicto de intereses.

El equipo auditor estará compuesto por al menos un auditor técnico y un experto de asuntos islámicos Halal.

En el plan de auditoría, se especifican todos los nombres del equipo auditor. Cuando se solicite, HFQ puede poner a disposición del solicitante los antecedentes de cada miembro del equipo auditor. Si el cliente se opone al nombramiento de cualquier miembro en particular, HFQ tendrá que reconstituir el equipo en respuesta a cualquier objeción justificada. Esto puede retrasar la fecha de la auditoría dependiendo de la disponibilidad del nuevo equipo auditor.

4. Proceso de Screening.

Antes de la finalización del proceso de auditoria inicial (Fase I y Fase II), se deberá llevar a cabo el proceso RSG4-F8 Proceso de Screening, el cual se trata de una revisión de toda la documentación de las materias primas que formaran parte de los productos a certificar. Una vez realizado esta revisión, se revisaran las formulaciones de los productos sujetos a la certificación, revisando que las materias primas usadas son las que se han revisado en el RSG4-F8 y toda su documentación asegura la naturaleza halal del producto.

5. Proceso de auditoría.

Para el proceso de auditoria los auditores de HFQ seguirán el archivo RSG4-F4 Auditoría.

I. AUDITORIA INICIAL

i. Fase I

Esta será una auditoria de verificación de la documentación y las líneas de producción, inspeccionando el grado de compresión de los requisitos Halal y su integración en el sistema de calidad (en adelante Sistema de Gestión de Calidad) de la empresa y si las instalaciones requieren alguna modificación para la correcta aplicación de las normas de HFQ.

En la auditoria inicial se revisará toda la información necesaria sobre el alcance del sistema de gestión de calidad, procesos y sitios de organización del solicitante, así como otros sistemas de calidad que se han integrado, en este caso habrá que revisar sus informes de auditoría (IFS, BRC, ISO 22000…).

Durante la auditoría, el auditor verificará que la documentación proporcionada durante la solicitud se ajusta a la realidad. De lo contrario, el Auditor Leader, se pondrá en contacto con administración, para realizar un nuevo presupuesto si fuera necesario.

La fase 1 se realiza para proporcionar un enfoque para la etapa de planificación 2 mediante la compresión del sistema de gestión de clientes y las operaciones del sitio en el contexto de la regulación HFQ u otros documentos normativos.

En la sesión de clausura el auditor expondrá todas las acciones correctivas necesarias para que el auditado pueda actualizar su Sistema de Gestión de Calidad para un correcto cumplimiento de la regulación HFQ, previo a la auditoría inicial Fase II. Estas deberán ser enviadas por correo electrónico a modo de cierre de la Fase I en un plazo máximo posterior de 1 semana.

El intervalo entre la etapa I y etapa II se considerará teniendo en cuenta las necesidades del cliente para resolver los problemas identificados en la Fase I. HFQ también puede tener que revisar el convenio para la etapa II. Si se producen cambios significativos que podrían tener un impacto en el sistema de gestión, se considerará la necesidad de repetir la Fase I en su totalidad o parte de ella. En este punto el auditor debe informar al cliente que los resultados de la Fase I pueden conducir a la postergación o cancelación de la Fase II.

El intervalo entre ambas etapas no será superior a 6 meses.

ii. Fase II

Esta auditoría se realiza con el fin de evaluar la implementación y la eficacia del Sistema de Gestión incluyendo los requisitos Halal del Cliente auditado. Esta auditoria debe tener lugar en los sitios del cliente.

El propósito esta fase es evaluar la implantación, incluyendo la eficacia de su sistema de gestión.

HFQ se centrará en:

  • Se revisará la información y los registros del cumplimiento de los requisitos de la norma aplicable a los de sistemas de gestión aplicables u otros documentos normativos.
  • la realización de monitoreo, medición, presentación de informes y revisión en relación con los objetivos de la empresa.
  • la habilidad del sistema de gestión del cliente y su desempeño en relación con el cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios y requisitos contractuales aplicables.
  • control operacional de los procesos de los clientes.
  • auditorías internas, revisiones de la gestión por dirección y responsabilidad de gestión en relación con las políticas del cliente.

Si se necesita realizar un muestreo de los productos el equipo de auditoría tomará muestras en cantidades suficientes de la producción para la realización de las inspecciones y pruebas requeridas.

Las muestras serán enviadas a un laboratorios acreditado en ISO / IEC 17025 y reconocido por los Halal Food & Quality. Estas muestras se recogerán para asegurar que su seguimiento esté asegurado, y toda la recolección de muestras de documentación se registrará en RSG4-F14, y posteriormente se registrará en el informe de auditoría.

El equipo auditor debe analizar toda la información y las evidencias de auditoria obtenidas durante las fases, para revisar los hallazgos de auditorías y acordar las conclusiones de la auditoria.

Durante la reunión de cierre, donde se presentaran las conclusiones de la auditoria, incluyendo cualquier consecuencia relativa al estado de la certificación del cliente. El cliente tendrá la oportunidad de realizar preguntas, y discutir las diferencias de opinión acerca de los hallazgos o las conclusiones de la auditoria entre el equipo auditor y el cliente, y en la medida de lo posible, deben resolverse. Las diferencias de opinión que no se resuelvan el equipo auditor deberán registrarse y remitirse al organismo de certificación, mediante correo electrónico, siguiendo el procedimiento de apelaciones y quejas.

Todos los descubrimientos durante la auditoría serán documentados y comunicados al cliente a través del informe de auditoría RSG4-F5 y de la acción correctiva requerida, que se enviará al cliente dentro de un plazo máximo de 15 días después de la finalización de la auditoría.

II. Auditorías de seguimiento o vigilancia.

Las auditorías de seguimiento son realizadas in situ, pero no son necesariamente auditorias de todo el sistema. Se realizaran para asegurar que el cliente continúa cumpliendo con los requisitos. El auditor líder llevará a cabo la auditoría de acuerdo con la auditoría RSG4-F4, pudiendo modificar el enfoque de la auditoria a raíz de cambios en el sistema de gestión del cliente, No conformidades del año anterior, cambios del proceso de producción,…

Estas auditorías deben programarse dentro de los 12 (primera vigilancia) y 24 meses (segunda vigilancia) después de la fecha de la decisión de certificación o en la que considere necesario para garantizar el cumplimiento continuo de los requisitos de certificación, teniendo en cuenta la naturaleza de los productos Halal, los requisitos de la certificación, las no conformidades detectadas antes o cualquier queja recibida con respecto a los productos Halal certificados.

III. Auditorías de renovación.

El propósito es confirmar el cumplimiento de la renovación y de la eficiencia del sistema de gestión en su conjunto, así como su continua relevancia y aplicabilidad al alcance de la certificación Halal.

La auditoría de renovación está planificada y llevada a cabo para evaluar la continuidad en el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión u otros documentos normativos pertinentes. Esta auditoria es planificada y llevada a cabo en un tiempo adecuado para permitir la renovación oportuna antes de la fecha de expiración del certificado.

Para todas las NC mayores se fijara un plazo de 3 meses para la implementación de correcciones.

Si no se ha completado la auditoria de renovación o no se puede verificar la implementación de las correcciones para cualquier no conformidad mayor antes de la fecha de expiración de la certificación, entonces no se recomendara la renovación de la certificación extendiendo la validez de la certificación. En este caso, la fecha de vigencia del certificado será la nueva fecha de la decisión de la nueva certificación o una posterior, siendo la fecha de expiración la del ciclo de certificación anterior.

IV. Auditorías especiales.

i. Ampliación del alcance.

Cuando un cliente requiere una ampliación del certificado ya emitido, HFQ procederá a revisar la información proporcionada por el cliente y determinar el tiempo requerido para la finalización de la ampliación, determinando si requiere una auditoría in situ o por el contrario puede realizarse remotamente, proporcionando toda la documentación solicitada por el Responsable de Calidad.

Las actividades de la ampliación son similares a aquellas tomadas en una auditoría de certificación, pero teniendo en cuenta solamente el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad involucrado dentro de la extensión.

En el caso de que se requiera la inclusión de un nuevo producto, el RA requerirá al cliente toda la documentación del producto involucrada (especificaciones técnicas de materias primas, declaraciones y/o certificado Halal, diagramas de flujo…) y un simulacro de trazabilidad completa hacia adelante y hacia atrás del producto.

ii. AUDITORIAS CON NOTIFICACIÓN A CORTO PLAZO O “Sin previo aviso”

Son auditorías que pueden ser anunciadas en un período corto de tiempo o sin previo aviso, y las cuales no están dentro del proceso de certificación y/o seguimiento. Estas se basan en la investigación debido a motivos tales como:

  • Quejas
  • Cambios dentro de la organización
  • Seguimiento de clientes con la certificación suspendida
  • Cierre de una NC mayor, antes de emisión de certificado.
  • Mataderos: si se cree que los sacrificios no están siendo realizados según los requisitos Halal de HFQ.

En este tipo de auditoría, HFQ tendrá especial cuidado en la designación del equipo auditor, debido a la incapacidad de la organización auditada, a formular una objeción acerca de los miembros del equipo auditor.

Para este tipo de auditorías existe una tarifa especial la cual está contemplada en las tarifas de acreditación.

1. Cálculo de la puntuación.

El sistema de puntuación de HFQ se basa en la evaluación de los requisitos contenidos en el Manual HFQ, que se incluyen en el RSG4-F4. En este registro el auditor dará una puntuación utilizando las siguientes categorías, basadas en el requisito evaluado:

A: Si existe una conformidad total.

B: Cuando la conformidad es casi completa.

C: Cuando sólo se ha implantado una pequeña parte del requisito.

D: Cuando el requisito no ha sido implementado.

N / A: Requisito No aplicable para el auditado.

El registro RSG4-F4 realiza la suma de las puntuaciones que le asigna el Auditor en el transcurso de la auditoria. Dependiendo de la letra asignada a cada requisito se va sumando o restando puntos como sigue:

A: 20 puntos.

B: 15 puntos.

C: 5 puntos.

D: -15 puntos.

N / A: No contabilizado en la puntuación.

El auditado obtendrá la Certificación si:

  • ≥60%: Nivel Básico
  • ≥75y <90% Nivel Medio
  • ≥90%: Nivel Alto.

Estos resultados serán registrados en el informe de auditoría, de forma que no aparece en el certificado emitido, a no ser que el cliente lo solicite formalmente.

La empresa NO pasará la auditoria en cualquiera de los siguientes casos:

  • Cuando le sea asignada una puntuación D Cuando el requisito no ha sido implementado..
  • Cuando la puntuación conseguida sea inferior al 60%.

En estos casos se deberán convenir acciones y una nueva auditoría fase 2, para revisar de nuevo todo el sistema de gestión del cliente, y cerrar las no conformidades que llevaron a no pasar la auditoria.

2. Revisión y decisión de la certificación

Una vez concluida la auditoria de certificación o vigilancia y donde se han identificado las CAR, se dará un tiempo para la comunicación de las acciones que se van a emprender para subsanar las CAR será de 15 días. El tiempo que se otorga para el cierre de las CAR Mayores es de 3 meses. Mientras que las CAR leves son evaluadas en la siguiente auditoria de seguimiento o de renovación.

Se llevará a cabo una revisión de la evaluación en las reuniones de revisión del Auditor que se realizan una vez por semana. En esta reunión todos los documentos obtenidos serán revisados para asegurar que toda la documentación esté disponible para el Comité de Decisión. Esta revisión será realizada por alguien que no ha estado involucrado durante el proceso de evaluación. Las recomendaciones para una decisión de certificación basada en la revisión se documentarán en la revisión de los auditores de registros RSG4-F15.

El comité asignado para tomar la decisión de la certificación será formado por personas que NO han estado involucradas en el proceso de evaluación.

I. Certificación inicial/Certificación de renovación

Una vez que se hayan se reciba el RSG4-F5 cumplimentado por parte del cliente este se presentará al Comité de Decisión, el cual será responsable de decidir si conceder, suspender o reducir el certificado. Esta decisión debe ser unánime, aceptando o no las acciones propuestas para comprometerse a prevenir la no conformidad.

El auditor proporcionará toda la información necesaria que el Comité de Decisión considere apropiada. Esto incluye el informe de auditoría, comentarios sobre las acciones correctivas requeridas y las acciones que llevará a cabo el cliente durante el curso de la auditoría y que sean relevantes para el juicio de la certificación, así como una recomendación de otorgar o no la certificación por el Equipo de auditoría, junto con cualquier condición u observación.

Si la no conformidad así lo requiere, antes de que el Comité de Decisión tome una decisión, HFQ podrá realizar una visita oficial a la empresa del cliente para cerrar dicha NC.

 

II. Certificación de seguimiento o vigilancia

Una vez concluida la auditoria de seguimiento o vigilancia, el auditor líder puede decidir mantener una certificación del cliente sin una decisión y posterior revisión independiente. Una vez completado el RSG4-F5, el auditor leader expondrá en las conclusiones en la reunión de auditores semanal, realizándose una revisión de la información recaba durante la auditoria, donde se revisan los informes de auditoría, y cualquier otro documento aportado en la auditoria, para confirmar que la actividad de certificación está operando eficientemente.

Para cualquier NC importante u otra situación que pueda conducir a la suspensión o retirada de la certificación, el informe de auditoría será presentado al Comité de Decisión para determinar si la certificación puede ser mantenida. Siguiendo el procedimiento del punto I.

3. Emisión de Certificados

Una vez el comité de decisión aprueba de forma unánime certificar el cliente, lo comunican al Coordinador de Auditorias, el cual avisara al departamento de Administración para que sean emitidos los certificados en los idiomas requeridos en la solicitud de presupuesto.

Los certificados serán válidos por tres años según el ciclo de certificación, y serán suspendidos o cancelados en cualquier momento cuando se considere que contraviene la norma Halal y los requisitos relacionados.

Los certificados de mataderos y salas de despiece no tendrán validez, a no ser que vayan acompañados del certificado de lote correspondiente.

  1. Renovación.

Cuando se completen exitosamente las actividades de renovación de la certificación antes de la expiración de la certificación existente, la fecha de expiración de la nueva certificación puede basarse en la fecha de expiración de la certificación existente. La fecha de un nuevo certificado será la fecha de la decisión de la renovación.

4. Emisión de Certificados de Lote

La emisión de certificados de lotes de productos certificados, se llevará a cabo por el Responsable de Calidad, el cual revisará toda la documentación aportada por el cliente, incluyendo el formulario de Certificado de lote Halal RSG4-F7, facturas de compra y certificados Halal.

La emisión de Certificados de Lote, se realizará vía PDF, a menos que el cliente solicite el original, en este caso se imprimirán dos copias a doble cara, firmadas y selladas.

En los mataderos y salas de despiece se asignaran un número de inspectores, para la supervisión de todo el proceso de sacrificio y despiece. En mataderos de Aves, será de un mínimo de 5 inspectores durante toda la cadena de sacrificio.

Finalizar, reducir, suspender o retirar el certificado.

El incumplimiento de las obligaciones del propietario del certificado conducirá dependiendo de la gravedad de la falta a las siguientes medidas:

1. Advertencia.

Son causas de advertencia los incumplimientos esporádicos de las obligaciones del contrato relativas a la información que es proporcionada a HFQ, el incumplimiento injustificado de los compromisos asumidos por el acreditado y el incumplimiento de obligaciones menores como empresa acreditada HFQ.

 

2. Suspensión

La suspensión puede derivarse por cualquiera de las siguientes causas:

  • El incumplimiento grave o reiterado de las obligaciones como acreditado.
  • El grave incumplimiento (o repetido) de los requisitos de acreditación, entendidos aquellos que ponen en peligro la naturaleza de los productos Halal certificados.
  • La no resolución dentro de los límites de tiempo para la CAR anteriores,
  • Las reiteradas advertencias, incluso si estaban motivados por diferentes razones,
  • Falta de pago de la cuota del proceso de acreditación en cualquiera de sus diferentes fases,
  • La manipulación, tergiversación y ocultación de registros que sirvan de base para demostrar el cumplimiento con los requisitos de acreditación. Cuando se descubre que la entidad ha incumplido deliberadamente los requisitos de acreditación, incluyendo la información necesaria para seleccionar y realizar visitas de acompañamiento.

Las decisiones de la suspensión de la acreditación serán notificadas al propietario del certificado de manera fehaciente. Si dentro de los siguientes 5 días hábiles, el solicitante no muestra su desacuerdo se hará público en la página web de HFQ. De lo contrario, la Comisión de apelación puede reconsiderar su decisión a la luz de la información aportada por el cliente.

La suspensión tendrá los siguientes efectos en el cliente certificado:

  • La prohibición del uso de la marca HFQ o hacer referencia a la condición de estar certificado Halal.
  • No usar el contexto de estar certificado Halal para anunciar, comercializar, contratar o para llevar a cabo las actividades afectadas por la suspensión.
  • No se pueden emitir certificados de lote con posterioridad a la fecha de suspensión, independientemente de si tales productos fueron producidos antes de la suspensión.
  • Retirar Certificados ya emitidos.

Después de resolver los motivos que llevaron a la suspensión, el acreditado debe solicitar el levantamiento de la suspensión y será necesario llevar a cabo una auditoría especial para evaluar el cumplimiento de los requisitos Halal. Dicha evaluación debe realizarse dentro de los 6 meses después de la fecha de la suspensión. De lo contrario se iniciará el proceso de retirada de la acreditación.

3. Retirada

Si después de una auditoria, una auditoria no anunciada, o después de una queja de un cliente certificado, HFQ encuentra que el cliente no ha cumplido con los requisitos reglamento, HFQ procederá a la retirada de la acreditación y de todos sus anexos técnicos.

También se puede realizar una retirada si el desempeño del cliente certificado pone en riesgo la credibilidad y el prestigio de HFQ.

Se tomarán acciones legales si se hace referencia incorrecta del alcance de la certificación, el uso engañoso de licencias, certificados, marcas, o cualquier otro documento / mecanismo que indica que un producto no certificado está certificado.

Si dentro de 15 días, el solicitante no demuestra su desacuerdo con la decisión de retirada, se hará público en la página web de HFQ. De lo contrario, el CC puede reconsiderar su decisión a la vista de la nueva información que sustenta tal NC.

Si el cliente solicita voluntariamente la suspensión o la no renovación del certificado, HFQ notificara hasta cuándo es válido su certificado y desde ese día no se podrá usar el logotipo de HFQ. HFQ llevará a cabo un seguimiento para estos casos de clientes, asegurando que no se está llevando a cabo ningún uso fraudulento de retirada de la certificación.

La retirada de la acreditación implica la prohibición de emisión de documentos que hagan referencia a acreditación por parte de HFQ. Una entidad no podrá utilizar nuestra marca en ningún proceso o de haber sido previamente acreditada para publicitar, comercializar, contratar o llevar a cabo actividades previamente incluidas en la acreditación.

Quejas y apelaciones

Contra las resoluciones de la CC por la no concesión, suspensión o retirada de la acreditación, HFQ tiene un procedimiento. Las quejas y apelaciones se recibirán a través de la página web. Serán tratados como se indica en el procedimiento interno RSG6.

Los recursos se presentarán en un plazo máximo de 30 días naturales desde la comunicación y se tramitarán de acuerdo con la RSG6. La presentación de un recurso no tiene efecto suspensivo en cualquier momento en el que la decisión bajo recurso.